Самые интересные для нас клиенты — это заказчики систем электронного документооборота (СЭД). Ранее уже обсуждалось, как выбрать систему электронного документооборота, но судя по звонкам реальных клиентов, одним из самых важных для принятия решения моментов являются конкретные цифры стоимости проектов, чему собственно, и посвящен данный пост.
Сразу скажем несколько слов о сложности однозначного понимания термина «электронный документооборот». В России в этом классе программного обеспечения представлены и docflow, и workflow системы, а сейчас буквально на глазах в эту терминологическую нишу ворвался новый класс программного обеспечения, обеспечивающий организацию юридически значимого обмена документами между организациями. Наберите в поисковике «электронный документооборот» на первых позициях вы получите Диадок, СКБ Контур, Тензор и другие. В этой статье мы будем рассматривать в некотором смысле классический внутрифирменный документооборот, документооборот между компаниями это другая тема.
Общая формула стоимости проекта для внедрения электронного документооборота не отличается принципиально от других видов внедрений:
Стоимость проекта = Лицензионные отчисления + Затраты на внедрение
Ниже мы подробно посмотрим стоимость каждого блока, а пока несколько важных замечаний:
1. Заказчики, как правило, не знают, что лицензионные отчисления для проектов СЭД составляют менее половины от итоговой стоимости проекта. Заказчик считает, что приобретает готовый продукт и услуги программиста ему не потребуются. Все верно. Однако потребуются услуги аналитика!
2. Аналитик — это по сути тот же программист, только с ним комфортней работать заказчику и он не программирует СЭД, а настраивает ее. Для стоимости проекта это различие несущественно: аналитики совсем ненамного дешевле программистов.
3. Когда поставщики предлагают свои варианты СЭД, то в качестве конкурентных преимуществ озвучивают стоимость лицензий. Это действительно может быть важно, но если продукт дороже конкурирующих на 20% и при этом в нем есть возможности, которых нет в других системах, то лучше приобрести его.
4. Затраты на настройку самих бизнес-процессов во всех системах примерно равны. Затраты на настройку интерфейса, дополнительных возможностей, обмена (интеграции) с другими информационными системами сильно различаются и в итоге могут «съесть» до 40% бюджета проекта. Поэтому уделяем большое внимание нестандартным требованиям, на которые и приходятся значительные трудозатраты при настройке и интеграции.
Стоимость лицензионных отчислений при внедрении СЭД от компании 1С отлично расписана на странице http://v8.1c.ru/doc8/how_much.htm и состоит из затрат на:
• Конфигурацию "1С:Документооборот 8"
• Серверной лицензии "1С:Предприятия"
• Пользовательских лицензий "1С:Предприятия"
Отчисления на первых 2 пункта являются постоянными, в зависимости от конфигурации (ПРОФ, КОРП, ДГУ) официальные расценки компании 1С составляют:
Стоимость сервера зависит от операционной системы сервера (64-битный сервер работает быстрее). Если у вас уже есть 1С, то скорее всего лицензировать сервер уже не надо. Официальные от 1С цены:
Стоимость пользовательских лицензий зависит от числа планируемых к одновременной работе пользователей (активные пользователи):
| Наименование | Рекомендованная розничная цена |
|---|---|
| 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 1 рабочее место | 6 300 руб. |
| 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 5 рабочих мест | 21 600 руб. |
| 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 10 рабочих мест | 41 400 руб. |
| 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 20 рабочих мест | 78 000 руб. |
| 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 50 рабочих мест | 187 200 руб. |
| 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 100 рабочих мест | 360 000 руб. |
| 1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 300 рабочих мест | 1 068 000 руб. |
Итоговая стоимость складывается из всех отчислений (в расчет берется Лицензия на сервер (x86-64)):
| Число рабочих мест | Общая стоимость программы 1С:Документооборот 8, руб. | ||
|---|---|---|---|
| КОРП | ПРОФ | ДГУ | |
| 30-50 (10 активных пользователей) | 271 800 | 163 800 | 245 400 |
| 50-100 (20 активных пользователей) | 313 200 | 205 200 | 286 800 |
| 150-250 (50 активных пользователей) | 417 600 | 309 600 | 391 200 |
| 300-500 (100 активных пользователей) | 590 400 | 482 400 | 564 000 |
| 1000-2000 (400 активных пользователей) | 1 658 400 | 1 550 400 | 1 632 000 |
Следующая таблица демонстрирует стоимость продукта в пересчете на одного активно работающего пользователя. Из таблицы видно, что уже при 50 пользователях стоимость лицензий в 1С незначительна, а по сравнению с другими СЭД системами просто копеечная.
| Число рабочих мест | стоимость программы 1С:Документооборот 8 в пересчете на 1 рабочее место, руб. |
||
|---|---|---|---|
| КОРП | ПРОФ | ДГУ | |
| 30-50 (10 активных пользователей) | 27 180 | 16 380 | 24 540 |
| 50-100 (20 активных пользователей) | 15 660 | 10 260 | 14 340 |
| 150-250 (50 активных пользователей) | 8 352 | 6 192 | 7 824 |
| 300-500 (100 активных пользователей) | 5 904 | 4 824 | 5 640 |
| 1000-2000 (400 активных пользователей) | 4 146 | 3 876 | 4 080 |
Решение одноименной питерской компании Питерсофт также является системой электронного документооборота, но первоначально задумывалось как система управления процессами. Полностью оценить функционал этого софта вы сможете, когда понадобится согласовывать документы 1С, карточки справочников, все объекты конфигурации, а не сканы документов и word-файл.
Схема лицензирования такая же как и у 1С:Документооборот, но пользовательские лицензии ПитерСофт: Управление процессами нужно лицензировать дополнительно. На сайте компании указана стоимость лицензий http://piter-soft.ru/automation/price/ без учета сервера и клиентских отчислений на 1С :
| Наименование | Цена, руб. | |||
|---|---|---|---|---|
| Электронный архив | Бизнес-процессы | Документооборот | Проф | |
| «ПитерСофт: Управление процессами» Основная поставка (включает лицензию на 5 рабочих мест и подписку на техническое сопровождение на 3 месяца) | 54 000 | 81 000 | 108 000 | 162 000 |
| Дополнительная лицензия на 5 рабочих мест | 18 720 | 28 080 | 37 440 | 56 160 |
| Дополнительная лицензия на 10 рабочих мест | 36 000 | 54 000 | 72 000 | 108 000 |
| Дополнительная лицензия на 20 рабочих мест | 68 400 | 102 600 | 136 800 | 205 200 |
| Дополнительная лицензия на 50 рабочих мест | 165 600 | 248 400 | 331 200 | 496 800 |
| Дополнительная лицензия на 100 рабочих мест | 324 000 | 486 000 | 648 000 | 972 000 |
| Дополнительная лицензия на 200 рабочих мест | 636 120 | 954 180 | 1 272 060 | 1 908 090 |
Конфигурации поставки (Электронный архив, Бизнес-процессы, Документооборот, Проф) принципиально отличаются от 1С:Документооборот, поэтому сравнивать их между собой сложно. Подробнее о них можно узнать на http://piter-soft.ru/automation/functionality/versions.php . Для адекватного сопоставления ПО нужно сравнивать самые функционал дорогих версии этих систем: ПРОФ ПитерСофт и КОРП 1С. С учетом всех лицензий итоговая стоимость решения от ПитерСофт в пересчете на 1 рабочее место стоит:
| Наименование | Число рабочих мест стоимость программы ПитерСофт: Управление процессами в пересчете на 1 рабочее месте, руб. |
|||
|---|---|---|---|---|
| Электронный архив | Бизнес-процессы | Документооборот | Проф | |
| 30-50 (10 активных пользователей) | 20 052 | 23 688 | 27 324 | 34 596 |
| 50-100 (20 активных пользователей) | 14 340 | 17 400 | 20 460 | 26 580 |
| 150-250 (50 активных пользователей) | 9 864 | 12 060 | 14 256 | 18 648 |
| 300-500 (100 активных пользователей) | 8 244 | 10 134 | 12 024 | 15 804 |
| 1000-2000 (400 активных пользователей) | 7 102 | 8 759 | 10 416 | 13 731 |
Еще один пример системы процессного управления представлен компанией Константа, город Нижний Новгород сайт. У этой компании очень простой подход к ценообразованию и всего одна версия конфигурации:
Стоимость поставки в зависимости от количества рабочих месте и в пересчете на 1 рабочее место:
| Число рабочих мест | Общая стоимость, руб. | В пересчете на 1 место, руб. |
|---|---|---|
| 30-50 (10 активных пользователей) | 192 800 | 19 280 |
| 30-50 (20 активных пользователей) | 259 400 | 12 970 |
| 30-50 (50 активных пользователей) | 458 600 | 9 172 |
| 30-50 (100 активных пользователей) | 781 400 | 7 814 |
| 30-50 (400 активных пользователей) | 2 749 400 | 6 874 |
Невооруженным глазом видно, что решение 1С:Документооборот является самым дешевым в пересчете на 1 рабочее место. Дальше следует Константа, замыкает ПитерСофт. А как же выглядит стоимость лицензий в пересчете на 1 место для альтернативных не 1С продуктов?
К примеру, на сайте приведены цены альтернативных поставщиков СЭД. В другой явно заказной статье 1С отведено почетное среднее место. Важно четко понимать, когда вам нужен СЭД на платформе 1С. Это ситуация, когда требуется передавать много данных между будущей системой СЭД и уже существующими на 1С информационными системами предприятия (более подробно о выборе СЭД написано здесь).
Затраты на внедрение систем электронного документооборота на 95% состоят из трудозатрат системных администраторов, аналитиков, программистов, которые ставят, настраивают систему, проводят обучение и т.д. Чтобы рассчитать эти трудозатраты, нужно составить план внедрения. Каждая задача примерно может быть оценена в часах работы специалиста, и суммируя часы, мы узнаем общие трудозатраты и затраты. Посмотрим, из каких работ обычно состоит проект внедрения электронного документоооборота. Ниже представлен универсальный план внедрения СЭД, подходящий для большинства заказчиков:
1. Технико-экономическое обоснование, выбор поставщика СЭД
2. Разработка требований к автоматизации процессов с применением электронного документоооброта
3. Развертывание системы, установка на сервере и рабочих местах пользователей, первоначальная настройка справочников
4. Групповое обучение сотрудников работе с оболочкой системы, изучение возможностей системы
5. Автоматизация по процессам:
a. Анализ бизнес-процесса заказчика, проектирование, согласование, документирование
b. Настройка бизнес-процесса в СЭД
c. Групповое обучение сотрудников работы с автоматизированным процессом
d. Тестовая эксплуатация, обучение сотрудников на тестовых запусках процесса
e. Доработка бизнес-процесса с учетом замечаний
6. Автоматизация по функциям, модулям или подсистемам:
a. Анализ требований заказчика, проектирование, согласование, документирование
b. Настройка функции, модуля или подсистемы в СЭД
c. Групповое обучение сотрудников
d. Тестовая эксплуатация, обучение сотрудников
e. Доработка с учетом замечаний и тестовой эксплуатации
Работа над проектом организовывается по процессам (автоматизация по процессам) или под подсистемам, например, блок канцелярии или блок договоров. Последовательность внедрения процессов или подсистем не принципиальна. Для каждой работы процесса определяются трудозатраты, опытные аналитики, немного погрузившись в рабочую среду заказчика, могут их рассчитать «навскидку» с достаточно большой точностью.
Список или структура процессов и подсистем, определяется заказчиком или выясняется в процессе обследования организации исполнителем (работы 1 и 2). Вообще аналитика проекта может быть выполнена в работе 2 или выполнена по частям в работах 5а и 6а. На практике заказчик выбирает обычно второй вариант, так как спешит получить результат, а не ждать когда всю аналитику соберут в «бумажный» отчет, за который, как заказчику кажется, он заплатил зря. Однако при таком подходе реализовать сложную систему документооборота вряд ли удастся, не устроит такой вариант и заказчика, который является госучреждением.
Бывает, что заказчик готов использовать СЭД без доработок как есть. В принципе, покупая любой СЭД, вы получаете готовый к использованию программный продукт. В нем, как правило, содержатся уже преднастроенные типовые процессы, например, учет входящей и исходящей корреспонденции, согласование договоров, кадровые приказы и т.д. Затраты на внедрение такого «коробочного» СЭД без дополнительной доработки сильно уменьшаются, не нужно выполнять работы 1 , 2 , 5а, 5b , 5e, 6а, 6b , 6e. Однако такие проекты встречаются крайне редко.
Определение трудозатрат по пунктам, связанным с аналитикой (1, 2, 5а и 6а), определяется чисто экспертным путем. Например, на настройку учета входящей корреспонденции в небольшой компании на 50 человек понадобится 10-20 часов аналитики. Договора могут «съесть» до 50 часов. Все зависит от того, насколько далеко бизнес-процесс заказчика ушел от типового решения и сколько времени его потребуется согласовывать внутри компании. Также на цену влияет необходимость документирования: если на выходе требуется бумажный «кирпич», добавляем еще 40% трудозатрат.
Обучение считается в зависимости от числа сотрудников. Например, обучение интерфейсу СЭД будем проводить в классе по 10-15 человек, по 2 часа. Если в компании 100 человек, на обучение уйдет 15-20 часов. Дальше на каждый процесс нужно групповое обучение по 1 часу. Затраты времени на развертывание системы считаются исходя из числа рабочих станций или пользователей, а также времени развертывания оборудования и лицензий центрального сервера. При тестировании также надо поработать со всеми пользователями хотя бы по 20 минут, попробовать запустить процесс и нажать новую кнопку. То есть многие пункты расчета зависят от количества пользователей и процессов.
Сложно заранее определить трудозатраты на программирование, они зависят от числа задач, развилок и других объектов бизнес-процесса, о которых на этапе составления плана пока еще ничего не известно. Но уже из названия бизнес-процесса можно судить о его примерном содержании, поэтому опытный аналитик сможет грубо оценить трудозатраты. Процесс настройки обработки входящей корреспонденции потребует в лучшем случае 6-10 часов программиста, но если он не типовой, то и 60-100 часов. Договора всегда трудоемки – 30-40 часов.
Отдельно нужно сказать об этапах 5е и 6е – доработке. Сюда закладывается небольшой ресурс в объеме 20% от затрат на программирование, как говорится, на всякий случай. Основная «доработка» начинается на этапе сопровождения, после внедрения, то есть не входит в бюджет проекта внедрения.
Небольшая компания, нужно внедрить СЭД на 20 сотрудников. Процессы: входящие, исходящие, договора, заявка на расходование средств, заявка на отпуск, 1 специфический процесс.
Стратегия исполнителя проекта: Заказчик не обладает большими средствами на проект, поэтому максимально используем готовые процессы, не делаем «бумажные» документы, минимизируем затраты на проект; все возникающие при настройке проблемы доделаем на после проектном сопровождении. Работу разбиваем на 3 блока: входящие/исходящие, договора/заявка, специфический процесс.
| № | Наименование работы | Оценка этапа в часах | ||
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | ||
| 1 | Технико-экономическое обоснование, выбор поставщика СЭД | |||
| 2 | Разработка требований к автоматизации процессов с применением электронного документоооброта | 8 | ||
| 3 | Развертывание системы, установка на сервере и рабочих местах пользователей, первоначальная настройка справочников | 8 | ||
| 4 | Групповое обучение сотрудников работе с оболочкой системы, изучение возможностей системы | 4 | ||
| 5 | Автоматизация по процессам: | 4 | ||
| 5a | Анализ бизнес-процесса заказчика, проектирование, согласование, документирование | 4 | 16 | 16 |
| 5b | Настройка бизнес-процесса в СЭД | 2 | 8 | 16 |
| 5c | Групповое обучение сотрудников работе с автоматизированным процессом | 4 | 4 | 4 |
| 5d | Тестовая эксплуатация, обучение сотрудников на тестовых запусках процесса | 4 | 6 | 8 |
| 5e | Доработка бизнес-процесса с учетом замечаний | 2 | 2 | 16 |
Расходы на внедрение: 128 часов, 153 600 руб.
Расходы на лицензирование (1С:Документооброт): 205 200 руб.
Итого: 358 800 руб.
Крупная структурированная компания на 200 сотрудников. Процессы: входящие, исходящие, договора, приказы/распоряжения, согласование заявок, заявка на автотранспорт, заявка на МТС.
Стратегия исполнителя проекта: Заказчик обладает достаточными средствами для правильной реализации проекта. Сперва делаем всю аналитику и документацию, согласовываем, программируем и внедряем по участкам (6 участков). Делаем проект максимально объемным, чтобы минимизировать послепроектное сопровождение.
| № | Наименование работы | Оценка этапа в часах | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
| 1 | Технико-экономическое обоснование, выбор поставщика СЭД | 40 | |||||
| 2 | Разработка требований к автоматизации процессов с применением электронного документоооброта | 172 | |||||
| 3 | Развертывание системы, установка на сервере и рабочих местах пользователей, первоначальная настройка справочников | 32 | |||||
| 4 | Групповое обучение сотрудников работе с оболочкой системы, изучение возможностей системы | 40 | |||||
| 5 | Автоматизация по процессам: | ||||||
| 5a | Анализ бизнес-процесса заказчика, проектирование, согласование, документирование | 16 | 42 | 16 | 16 | 16 | 16 |
| 5b | Настройка бизнес-процесса в СЭД | 48 | 24 | 24 | 24 | 24 | 24 |
| 5c | Групповое обучение сотрудников работе с автоматизированным процессом | 16 | 16 | 16 | 16 | 16 | 16 |
| 5c | Тестовая эксплуатация, обучение сотрудников на тестовых запусках процесса | 24 | 48 | 36 | 36 | 36 | 36 |
| 5c | Доработка бизнес-процесса с учетом замечаний | 16 | 24 | 16 | 16 | 16 | 16 |
Расходы на внедрение: 990 часов, 1 188 000 руб.
Расходы на лицензирование (1С:Документооброт) 150 активных пользователей: 777 600 руб.
Итого: 1 965 600 руб.
Средняя компания на 50 сотрудников. 1С уже есть, и СЭД нужно интегрировать в управленческий учет. Необходимые процессы: согласование договора, согласование документов между подразделениями.
Стратегия исполнителя проекта: У заказчика специфические процессы, поэтому делаем поэтапно, но полностью документируем аналитику. Здесь лучше использовать почасовой принцип, так как сложно оценить трудозатраты до аналитики. Часть трудозатрат можно вынести на послепроектное сопровождение.
| № | Наименование работы | Оценка этапа в часах | |
|---|---|---|---|
| 1 | 2 | ||
| 4 | Групповое обучение сотрудников работе с оболочкой системы, изучение возможностей системы | 16 | |
| 5 | Автоматизация по процессам: | ||
| 5a | Анализ бизнес-процесса заказчика, проектирование, согласование, документирование | 24 | 48 |
| 5b | Настройка бизнес-процесса в СЭД, интеграция в существующую базу 1С управленческого учета | 36 | 36 |
| 5c | Групповое обучение сотрудников работе с автоматизированным процессом | 16 | 16 |
| 5d | Тестовая эксплуатация, обучение сотрудников на тестовых запусках процесса | 36 | 36 |
| 5e | Доработка бизнес-процесса с учетом замечаний | 8 | 24 |
Расходы на внедрение: 296 часов 355 200 руб.
Расходы на лицензирование: 0 руб.
Итого: 355 200 руб.
Примеры предыдущего раздела показывают сложность расчета стоимости внедрения СЭД. Если цифры предварительной сметы будут сильно отличаться от окончательного расчета, то обязательно кто-то расстроится — либо заказчик, либо исполнитель. Это прекрасно понимают обе стороны, а учитывая суммы проектов, заказчику сложно согласиться на проект. Проще говоря, не хватает доверия к предложению исполнителя. Опасения заказчика не всегда напрасны. Исполнитель понимает свои риски и увеличивает смету «про запас» на 20%-30%. Как же тогда в таком случае перейти от слов к делу и восстановить доверие заказчика?
Выход есть: нужно выполнить пилотный проект. Берется один из важных процессов заказчика и реализуется в СЭД. Важно, чтобы результат был наглядный и по нему можно было судить о СЭД и команде исполнителя. Пилотный проект может охватывать не более 20% всего проекта; важно чтобы он не затрагивал всех сотрудников заказчика, а ограничился ЛПР (лица принимающие решения). Успешный пилот построит долгосрочные доверительные отношения между заказчиком и исполнителем, даст материал для будущей более точной оценки всего проекта.
Компания 1С включила возможность поддержки процессного управления сразу в версию 8.0. Это означает, что вы можете вообще самостоятельно реализовать СЭД, так как необходимые объекты уже реализованы в стандартных поставках, например Комплексной автоматизации и ERP. Выше показано, что основные лицензионные отчисления идут на приобретение самой 1С. Из этого можно сделать главный вывод: СЭД на 1С выгоден, либо когда у вас уже есть везде 1С, либо когда вы бы хотели автоматизировать рабочие места с помощью 1С не только в части СЭД. Последняя ситуация может наблюдаться в высокоактивных компаниях, специализирующихся в коммерции, финансах, логистике, где каждое рабочее место – это высоконагруженная вычислительная среда, а сотрудник – высокооплачиваемый специалист.
В статье приведены примеры расчетов трудозатрат на внедрение СЭД. Конечно, они достаточно модельные, но позволяют понять общую суть и порядок цифр. Чем больше заказчик, тем больше проблем со внедрением; не стоит думать, что входящие в компании на 10 человек и 100 — это одно и то же. Чтобы у вас окончательно сложилось понимание темы, в заключение мы можем рекомендовать вам еще одну полезную ссылку на тему документооборота, которая поможет вам сделать верный выбор.
ключевые слова: ECM, электронный документооборот, оценка проекта, СЭД, wrokflow, docflow,процессное управление, система управления
© 2015 Студия разработки CORAL
+7 (423) 274 52 27
Владивосток, Пограничная 12, 2 этаж
helpme@coralvladivostok.ru
Профессиональный ИТ-аутсорс и разработка нестандартных ИТ-решений во Владивостоке.
