Автоматизируем предприятие розничной торговли

    Одним из самых востребованных направлений автоматизации является розничная торговля. Сейчас сложно представить современный магазин без инноваций: этикеток со штрих-кодами, весового оборудования с автоматической выдачей ценников, информационных киосков, интеллектуальных касс и систем интеллектуального самообслуживания. Всего лишь 10 лет назад все это являлось атрибутом магазина, работающего в премиум сегменте. Сейчас вы обязательно встретите эти системы в любом, даже самом маленьком магазине.

    Автоматизация торговли стала не роскошью, а первой необходимостью. Формальным языком говоря, автоматизация торговли позволяет:

• повысить пропускную возможность магазина;

• исключить ошибки в процессе проведения торговых операций;

• упростить процесс ценообразования и закупки товара;

• получать различного рода отчетность с минимальными затратами времени;

• отследить текущее состояние склада в режиме онлайн;

• заменить рабочие места автоматизированными точками самообслуживания;

• снизить вероятность злоупотребления со стороны сотрудников;

• уменьшить затраты торговой точки;

• повысить качество обслуживания покупателей.

    Можно смело утверждать, что инфраструктура предприятия торговли — это прежде всего инфраструктура информационной системы. Именно информационная система способна создать конкурентные преимущества за счет более качественного и комфортного для покупателя процесса покупок. В свою очередь, удобный и быстрый процесс покупки побуждает пришедшего один раз покупателя приходить к вам и в дальнейшем. Попробуем разобраться, из каких частей состоит информационная система торгового предприятия, какое оборудование и программное обеспечение применяется.

ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ТОРГОВЛИ

    Программное обеспечение, используемое торговым предприятием, можно условно поделить на ПО для торгового зала, где происходит выбор и продажа товаров, так называемые Front Office или кассовые программы, и ПО для анализа и учета произведенных продаж - Back Office, бухгалтерское, товароучетное ПО.

    Front Office представляет собой непосредственно место продаж, тесно связанное с Back Office. Основную роль в Front Office играет специализированное оборудование: POS-терминалы или POS-системы, сканеры штрихкодов, электронные весы, терминалы сбора данных и др. Однако в магазинах определенных специализаций в качестве кассового оборудования может использоваться и обыкновенный персональный компьютер, на котором установлено кассовое ПО. Кассовое ПО — комплекс программных средств, направленных на выполнение следующих задач:

• регистрация продаж/возвратов;

• прием платежей от клиентов;

• обмен данными с товароучетной программой и многое другое.

     Back Office представляет собой ПО, автоматизирующее внутреннее подразделение торговли, заведующее складом и бухгалтерией. Back Office напрямую координирует действия кассиров, принимая отчеты и составляя текущую отчетность. Время покупки, сумма документа, наименование всех товаров, товары, привлекшие покупателя своей скидкой — все эти данные являются ценнейшей маркетинговой информацией, грамотное использование которой повышает прибыльность магазина.

НАДОЕЛО ЧИТАТЬ?

Оставь запрос, мы объясним суть статьи по телефону

Связаться

    Помимо регистрации продаж, в Back Office в электронном виде фиксируются поступление товаров, и в итоге компьютеризованным оказывается весь процесс товародвижения. Только в этом случае торговая система получает достаточно данных, чтобы выдавать какие-то рекомендации, отчеты, и компьютер становится эффективным помощником в управлении магазином. Более формально Back Office называют автоматизированной системой товароучета (АСТУ). Эта система представляет собой комплекс программно-аппаратных средств, направленных на учет движения товаров и денежных средств внутри торгового предприятия. АСТУ позволяет решить следующие задачи торгового предприятия:

• учет стоимости товаров в закупочных и розничных ценах;

• учет остатков товаров на складах предприятия и в торговых залах;

• контроль над истечением сроков реализации каждой̆ партии товаров;

• контроль минимальных остатков товаров на складах;

• анализ скорости продаж товаров и групп товаров;

• контроль над работой продавцов-кассиров;

• формирование сводного отчета, дающего полную картину деятельности предприятия на реализации;

• работа с широким спектром торгового оборудования (сканеры штрих-кода, принтеры этикеток, комплексы этикетирования весового товара);

• и многие другие.

ОБОРУДОВАНИЕ ДЛЯ FRONT OFFICE

    Для автоматизации рабочего места кассира могут быть использованы POS терминалы или POS системы.

    POS терминал — единый комплекс устройств с уникальным названием (например, монитор, системный блок, дисплей покупателя, программируемая клавиатура, считыватель карт, печатающее устройство, фискальная часть, программное обеспечение). POS терминалы, как правило, регистрируются в Государственном Реестре ККМ (контрольно-кассовых машин). При этом любые аппаратные или программные видоизменения этого комплекса, детально описанного в Реестре контрольно-кассовых машин, запрещены.

    Фискальный регистратор входит в состав компьютерно-кассовой системы и практически всегда является обязательным ее элементом. С его помощью ведется контроль над поступлением денежных средств, оптимизация товарооборота и т.д. По сути, фискальный регистратор кассира (эмулятор) – это особый принтер, который не только печатает чеки, но и записывает данные произведенных продаж. Эти данные потом проверяют сотрудники налоговой инспекции.

    Наряду с POS терминалами широкое распространение получили POS системы. Основное различие между ними заключается в расположении блока фискального регистратора: в POS терминале фискальная плата встроена в системный блок, а в POS системах используются внешние фискальные регистраторы. Для POS систем не требуется регистрация программного обеспечения, так как все необходимое программное обеспечение уже записано во внутренней памяти фискального регистратора.

    POS система, как правило, состоит из следующих компонентов:

• фискальный регистратор со встроенной памятью, хранящей все поступающие данные неограниченный срок;

• монитор кассира, на который выводится подробная информация о товарах, специальная клавиатура, которая программируется техническим специалистом под нужды каждого конкретного предприятия;

• денежный ящик, оборудованный надежными замками;

• магнитный считыватель для пластиковых карт;

• дисплей покупателя, отображающий актуальную для него информацию о товарах.

     В зависимости от места установки POS системы, интенсивности использования и других требований, POS система делается более надежной и долговечной. Могут меняться размер экрана, система может быть объединена в единый корпус, все подробные эргономические характеристики должны подбираться в зависимости от условий работы. При этом вычислительная мощность систем практически одинакова, кассовое программное обеспечение не требовательно к ресурсам. Здесь ценится малое электропотребление, которое позволяет использовать пассивные системы охлаждения и избавиться от шумных вентиляторов.

    На отечественном рынке целая линейка современных POS систем представлена компанией АТОЛ. Самое простое решение в линейке Атол — Свой Магазин, первое на рынке готовое решение для открытия собственного магазина. «Свой Магазин» включает в себя всё необходимое для мощного и быстрого старта: программное обеспечение для товарного учёта и учёта продаж на базе Android, принтер документов, сканер штрихкодов. «Свой Магазин» — это полноценный учёт прямо на кассе:

• Приемка товара, товароучёт по количеству и товарным группам;

• Возврат товара от покупателя;

• Списание товара, возврат поставщику, внутреннее перемещение;

• Дисконтная система произвольных скидок;

• Просмотр и редактирование базы товаров;

• Инвентаризация;

• Выплаты из кассы и инкассация;

• Сводный отчет по продажам;

• Отчет по валовой прибыли;

• Генерация и отправка отчетов по e-mail.

    Еще одним широко используемым продуктом является «АТОЛ Магазин у дома» — это решение для автоматизации «под ключ». Операционная система и программное обеспечение уже установлены, всё оборудование из комплекта совместимо и требует минимум времени на сборку и настройку. Система поставляется с операционной системой Linux или Windows POSReady и кассовым программным обеспечением Frontol. Функционально решение не сильно отличается от Атол — Свой Магазин, но есть дополнительные возможности.

    Основой решения является производительный моноблок на базе процессора Intel ATOM. POS-система «АТОЛ Магазин у дома» включает в себя всё необходимое: безвентиляторный системный блок, монитор кассира, дисплей покупателя, программируемую клавиатуру, считыватель магнитных карт, детектор банкнот (опционально), сканер различных типов штрихкодов, фискальный регистратор / принтер чеков, денежный ящик

    Более дорогой опцией, обладающей расширенным функционалом являются фронтальные POS-системы — это современный и удобный способ автоматизации торговых процессов на различных предприятиях. В основу оборудования данного класса берутся промышленные комплектующие, рассчитанные на усиленную эксплуатацию и надежность. Фронтальные решения традиционно включают в себя специализированный системный блок, монитор кассира touch screen и дисплей для покупателя, фискальный регистратор, программируемую клавиатуру, ящик для денежных средств, сканер для распознавания штрихкодов, реже — встроенные весы и магнитное устройство для считывания пластиковых карт.

    Среди фронтальных POS систем в розничной торговле наиболее популярны различные модели Posiflex. Posiflex Retail Люкс — это топовая комплектация, в ней используются безвентиляторные моноблоки Posiflex Jiva FanFree KS-7210 с повышенной степенью защиты от пыли и влаги. Конструкция фронтального решения оптимизирована для использования фискальных регистраторов (а также принтеров ЕНВД) семейства FPrint-5200 и Fprint-02.

    Более бюджетным вариантом является Posiflex Retail Классик — базовый вариант фронтального решения на основе классического POS-компьютера Posiflex PB-3600 и компактного недорогого 8-дюймового POS-монитора LM-2008.

    Еще одна POS система, заслуживающая внимания — ForPOSt Минимаркет 8″. Она компактна, функциональна и, возможно, оптимальна для установки и использования в торговых точках небольшой площади. Основными компонентами системы являются POS-компьютер Posiflex TX-4200 и 8-дюймовый монитор (возможна поставка системы с 10″ экраном). Терминал оснащен программируемой клавиатурой с 84-мя клавишами и встроенным считывателем магнитных карт. В комплекте с системой ForPOSt Минимаркет 8″ поставляется фискальный регистратор Fprint-55ПТК. Эта система работает под управлением ПО Frontol.Оптим, которая входит в стоимость аппарата.

    Можно вообще не использовать готовых решений, а собрать POS систему на базе персонального компьютера. Ноутбук или стационарный компьютер устанавливается на рабочее место кассира и к нему подключается сканер штрих-кода и фискальный регистратор, например FPrint-77ПТК. В этом регистраторе используется очень надежный и долговечный печатающий механизм от японской компании Seiko Instruments. Ресурс печатающей головки — 200 км чековой ленты. Ресурс автоотреза — 2 миллиона операций

    Фантазия создателей различных комплектаций POS-системы не имеет границ. Новые комплектации появляются как ответ на потребности клиентов. Так, например, компания ШТРИХ-М совместила функции весов и POS системы в одно устройство ШТРИХ-miniPOS SCALE. Эта эксклюзивная модель идеально подходит для весовой розничной торговли в магазинах, специализирующихся на фруктах и овощах (и не только), а также для точек фастфуда, где требуется выдача блюда на вес. Данное бюджетное решение специально разрабатывалось для узкой группы потребителей, чья розничная торговля тесно связана со взвешиванием различных продуктов питания.

КАК ПРОГРАММЫ FRONT И BACK OFFICE ВЗАИМОДЕЙСТВУЮТ МЕЖДУ СОБОЙ

    Информационная система любого торгового предприятия состоит из Front office, в которой работает кассовая программа, содержащая базу данных с товарами, ценами, штрихкодами, пользователями и многим другим и Back office c товароучетной программой (АСТУ), которая взаимодействует с кассовой программой. АСТУ составляет отчеты для их последующего анализа и принятия решений о развитии торговли, занимается подготовкой данных о товарах, загружаемых в кассовую программу. /p>

    Можно выделить три основных варианта размещения кассовой программы, АСТУ и их БД внутри торгового предприятия:

• On-Line единая база

• On-Line кассовый сервер

• Off-Line

    Остановимся на каждом варианте подробнее.

On-Line единая база данных

    В этом варианте одну и ту же базу данных (БД) будут использовать в своей работе кассовые программы и АСТУ. Одним из основных достоинств такой схемы является отсутствие необходимости синхронизировать БД кассовых программ и БД АСТУ.

    К числу недостатков можно отнести необходимость постоянной связи всех компьютеров и кассовых программ с БД. В случае обрыва связи работа сегмента прекращается до восстановления. Например, при обрыве провода в торговом зале встанет работа всех касс.

On-Line кассовый сервер

    При такой организации информационной системе на выделенном компьютере или сервере устанавливается специальная программа — кассовый сервер, управляющий работой базы данных кассового ПО. Кассовые программы связываются с БД при помощи кассового сервера.

    На отдельном компьютере или сервере ставится товароучетная программа с собственной БД. Для обмена данными между товароучетной программой и БД кассовых программ используется тот же кассовый сервер.

    Достоинства этой схемы:

• обновление ассортимента можно производить в любое время и в любом объеме, не прерывая работу касс;

• в любой момент серверу АСТУ мгновенно доступны данные об остатках конкретного товара для всех кассовых программ.

    К числу недостатков можно отнести:

• необходимость постоянной связь vкассовой программы с кассовым сервером (в этом отношении эта схема не отличается от предыдущей);

• более высокие по сравнению со схемой Off-Line требования к производительности кассового сервера.

Off-Line

    Это схема информационной системы, в которой каждая кассовая программа работает с собственной БД. Через определенные промежутки времени происходит обмен данными между БД кассового ПО и БД товароучетной программы.

    Достоинствами этой схемы являются:

• необязательность постоянной связи кассовой программы с сервером АСТУ;

• отсутствие ограничений на число кассовых программ, обслуживаемых одним сервером АСТУ;

• более низкие требования к производительности компьютеров, задействованных в системе;

• большая скорость работы кассовой программы с собственной БД по сравнению с другими вариантами;

• повышенная надежность работы всего комплекса при использовании локальной БД, так как каждое рабочее место независимо друг от друга.

    К числу недостатков можно отнести затраты времени, которые требуются на загрузку ассортимента и снятие отчетов (эти операции занимают до нескольких минут, в течение которых касса блокируется, и работа на ней невозможна).

КАКОЕ ПО ИСПОЛЬЗУЕТСЯ В BACK OFFICE

    Как уже выше было сказано, основное ядро автоматизированной системы товароучета расположено в подразделениях Back office. Существует большой ассортимент программного обеспечения, к числу наиболее известного в России следует отнести:

• 1С:Управление торговлей

• Айтида Retail

• ДАЛИОН: Управление магазином

• ШТРИХ-М: Торговое предприятие

• СуперМаг Плюс

• S-MARKET

    Возникает закономерный вопрос, какое программное обеспечение выбрать для вашего предприятия. Ответ на данный вопрос однозначно дать нельзя. Более того, если проанализировать список функций ПО (выше приведены ссылки), то они покажутся одинаковыми. Кратко рассмотрим перечисленные ПО от самого простого по функционалу до самого комплексного и сделаем несколько замечаний, которые могут оказаться полезными при выборе ПО Back Office:

1. 1С:Управление торговлей — самое распространенное решение, так как охватывает не только магазины и торговые точки, но и торговые предприятия в целом, то есть является универсальным средством для широкого класса задач. Вместе с тем данное решение не является лучшим в своем классе: оно имеет достаточно простую модель документов и не поддерживает много нужных для торговли процессов. Имеет привычный для пользователя 1С интерфейс.

2. Решение Айтида Retail построено на независимой от 1С платформе и специально адаптировано для задач торговли. Пользоваться этой программой удобней, в ней есть целый спектр функций, которых нет в 1C:Управлении торговлей. По стоимости данное решение и дешевле, и быстрее 1С. Проблемным является отсутствие разработчиков на локальном рынке, поэтому вы не сможете модифицировать это ПО под особенности своего предприятия

3. Решение «ДАЛИОН: Управление магазином» разработано на платформе 1С: Предприятие 8» является более продвинутым решением по сравнению с 1С Управление торговлей. Присутствует расширенный функционал по ценообразованию, аналитике, комплектованию, подсистема заказов.Пожалуй, из всего перечисленного выше данное решение, является наиболее современным и относительно недорогим.

4. Следующим по уровню развития является «ШТРИХ-М: Торговое предприятие» — ПО, также реализованное на базе «1С: Предприятие 8». Это решение позволяет эффективно работать в распределенной среде из нескольких магазинов и юридических лиц, поддерживает сложные схемы поставок, проведения маркетинговых акций. Данное решение относится к классу промышленных, оно подходит для большого объема товарооборота в условиях низкокачественных сетей передачи данных.

Название ПО Front Office	Цена за рабочее место
1С: Розница	12 000 руб.
Frontol 5	11 430 руб.
ШТРИХ-М: Розничная торговля	5 000 руб
Супермаг-УКМ	Цена по запросу в составе проекта

     Компании-конкуренты, производители одноименного торгового оборудования развивают решения Супермаг-УКМ, ШТРИХ-М: Розничная торговля. Данное ПО имеет отличающийся от Frontol интерфейс, некоторым пользователям он покажется более удобным, при том что эти решения не новы и реализованы на старых технологиях обмена. Теоретически на оборудование Атол можно установить и программное обеспечение конкурирующих поставщиков.

    Альтернативой специализированным Frontol решениям является 1С:Розница. Построенную по классической технологии 1С:Розницу можно изменять как угодно, что является основным плюсом данного варианта. В тоже время это является и минусом, так как ПО имеет традиционные для 1С проблемы с обновлениями как конфигурации, так и платформы. В файл-серверном варианте к ним добавляются проблемы стабильности и фонового обмена (он практически невозможен). К тому же 1С:Розницу можно подключить, только если у вас уже есть 1С:Управление торговлей, в остальных случаях это теряет смысл.

ОБМЕН ДАННЫМИ МЕЖДУ 1С:УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ И 1С:РОЗНИЦА

    При совместном использовании 1С:Управление торговлей выступает в роли управляющей системы, которая поставляет в конфигурацию 1С:Розница нормативно-справочную информацию. Розница обеспечивает оперативный учет операций в магазинах торговой сети, устанавливается на рабочие места кассиров и может обмениваться данными с 1С:Управление торговлей центрального офиса непосредственно или через главный узел Розницы, который объединяет несколько магазинов.

    Использование топологии сети с главными узлами позволяет уменьшить нагрузку на серверы центрального офиса и повысить надежность распространения информации с помощью внутренних обменов системы. В главных узлах конфигурации Розница появляется возможность контролировать товарные остатки в подчиненных магазинах и оперативно перераспределять товары между магазинами.

    После настройки обмена работа пользователей в обеих конфигурациях производится независимо. Обмен информацией производится в соответствии с настроенным расписанием обменов. В ПО Управление торговлей менеджеры центрального офиса вводят справочную информацию об организациях предприятия, информацию о новых позициях и ценах номенклатуры, ведут работу с поставщиками, учитывают дополнительные расходы транспортировки и продажи.

    В ПО Розница пользователи, получив информацию о произведенных изменениях в справочных данных, производят предпродажную подготовку, оформляют розничные продажи, кассовые и складские документы.

    При взаимодействии магазина и центрального офиса все данные по магазину обобщаются. То есть в конфигурацию «Управление торговлей» не передается информация о перемещениях товаров и денежных средств внутри магазина и детальная информация о розничных продажах. Розничные продажи сворачиваются в ежедневные отчеты о розничных продажах в разрезе касс ККМ. Внешние операции по каждому магазину, такие как прием товара, продажа товара мелким оптом, передача товара в другой магазин, результаты проведенной инвентаризации на складах магазина и т. д., передаются полностью.

САМЫЙ БЮДЖЕТНЫЙ ВАРИАНТ

    Рассмотрим типовую ситуацию: клиент обращается с просьбой автоматизировать небольшой магазин или торговую точку. Бизнес у него не отличается высокой рентабельностью (магазин игрушек или мебели), клиенты заходят нечасто, но учет уже нужен. Конечно, он понимает, что нужно автоматизировать кассу и склад, где будет происходить оприходование товаров, все это должно работать через сеть и использовать штрихкоды. Какие варианты автоматизации здесь возможны?

ОСТАЛИСЬ ВОПРОСЫ?

Мы ответим на любой интересующий вас вопрос по интеграции

Связаться

    В этой ситуации ему можно предложить 3 варианта, из которых клиент сможет выбрать подходящий, в зависимости от размера и прибыли магазина. Первый вариант: использовать платформу 1С, конкретно решения 1С: Управление торговлей или 1С: Розница. Для одного рабочего места необходимы следующие затраты на аппаратное обеспечение:

        • Нетбук Asus Eee PC 1001PX + мышь = 15 000 руб

        • Сканер штрихкодов + подставка = 2 700 руб

        • Принтер Star TSP143 USB future print = 9 300 руб

            Итого 37 000 руб

    Рабочих мест может понадобиться больше, например, склад и еще одна касса, но для сравнения будем считать, что рабочее место одно. Далее нам нужно ПО — 1С:Управление торговлей (17 400 руб) или 1С:Розница (12 000 руб), а также специалист, который поможет все это настроить и внедрить. Работы на пару часов, но программисты просят в среднем 10, с учетом времени на непредвиденные проблемы и на обучение персонала. Итого: этот вариант вам обойдется минимум в 50 000 руб. Если клиенту нужно второе рабочее место, то оно будет стоить ориентировочно:

        • Нетбук Asus Eee PC 1001PX + мышь = 15 000 руб.

        • Сканер штрихкодов + подставка = 2 700 руб.

        • Лицензии 1С = 6300 руб.

        • Работа 2 часа = 2600 руб.

            Итого 26 600 руб

    Бюджеты кажутся вам большими и вы задумались, не купить ли вам сразу готовый программно-аппаратный комплекс — POS терминал, например, компании АТОЛ. Вариантов много, например, решение POS-система «Свой Магазин» обойдется вас не менее чем в 53 000 руб. Есть более дорогая комплектация, в которой более прочное оборудование, дополнительные функции, ящик для денег, но суть одна и та же: купил и работаешь.

    Казалось бы, второе решение дешевле чем первое, однако это не всегда так. Во-первых, при покупке готового решения тоже нужен специалист, который установит, настроит, обучит – те же 10 часов. Во-вторых, если клиент в перспективе захочет поставить второе рабочее место или второй POS терминал, то стоимость второго места при приобретении готовой POS системы будет никак не меньше 35 000 - 45 000 руб (для присоединения 1С). Вывод из этого очевидный: профессиональное оборудование престижней, надежней, и в итоге неизбежно дороже.

    Остается рассмотреть третий вариант: использование бесплатного ПО. Принципиально этот вариант не отличается от первого, только вместо 1С берется Openbravo POS. В этом случае вы экономите еще и на операционной системе: для 1С нужен лицензионный Microsoft Windows, и в итоге вы отдадите 32 000 руб. за оборудование и софт. В построении системы с использованием бесплатного ПО есть одно большое «но»: кто будет это настраивать и сколько это будет стоить? Если вы энтузиаст и имеете опыт работы с информационными системами, то возможно сами возьметесь за установку ПО и изучите его. Тогда затраты на ПО действительно составят ровно 0. Однако если вам нужен сторонний специалист для установки и настройки системы, «бесплатность» ПО становится весьма условной: сторонний специалист возьмет за работу не меньше, чем 1С-ник, только работать будет хуже. Более того, потом вы будете все время к нему обращаться за помощью для внесения даже минимальных изменений.

    Помимо рассмотренных вариантов автоматизации есть, конечно, и другие системы для крупных сетей супермаркетов, но это уже другая история, и если вам нужна такая система, вы об этом, скорее всего, знаете. За счет эффекта масштаба стоимость автоматизации одного рабочего места может быть меньше, с другой стороны используется более профессиональное оборудование, более стойкое к износу.

    Таким образом, в настоящее время ассортимент средств автоматизации розничной торговли необычайно широк, и существует много вариантов компоновки программного аппаратного обеспечения для Front и Back office. В зависимости от вашего бюджета, структуры предприятия и специфики продаваемых товаров, вы можете скомпоновать систему автоматизации либо на основе гибкой и привычной вам 1С, либо принять решение в пользу более презентабельных и эргономически удобных POS систем.

ключевые слова: автоматизация торговли, back office, front office, розница, управление торговлей, атол, frontrol

 

Google+