Построение систем управленческого учета в большинстве случаев идет по одному и тому же сценарию. Для компаний, созревших для создания единой системы управленческого учета, это является большим шагом в развитии управления. Как правило, к этому шагу уже есть опыт учета с использованием Excel. После накопления некоторой критической массы дискомфорт в работе, связанный с ручной обработкой, заставляет задуматься над вопросом, как другие организации справляются с аналогичными проблемами.
как обычно происходит
И здесь на сцену выходит управленческий учет. Интернет и коллеги из разных областей деятельности подсказывают, что нужен управленческий учет – некая эфемерная система, облегчающая жизнь финансистов и помогающая управленцам принимать решения. Однако коллеги, давшие совет и сами получившие его аналогичным образом, не совсем подробно объясняют суть понятия управленческого учета, поэтому на свет появляются весьма специфические системы учета, не менее странно автоматизированные.
После рождения бизнеса первой системой учета становится бухгалтерский учет. Свой или аутсорсный бухгалтер ведет учет, как этого требует налоговое законодательство, собственник бизнеса доволен, что на счету есть деньги. По мере роста бизнеса сопоставлять объем денег на счету с текущей управленческой деятельностью становится все сложнее. Постоянно выплывают какие-то неучтенные траты, налоговая оптимизация через полгода отрывает бухгалтерский учет, в который управленцы и собственники и так не сильно вникали, от ежедневных трудовых реалий производства и коммерции. В результате становится непонятно, работает ли бизнес в плюс, что выгодно производить и куда делись деньги.
В этот момент происходит роковая ошибка: управленцы открывают Еxcel и формируют что-то наподобие факта бюджета доходов и расходов. Он состоит из статей затрат, статей доходов, и по их сумме в итоге получается прибыль или убыток. Через некоторое время после получения первой финансовой отчетности появляется желание детализировать ее по продуктам, услугам, подразделениям, и здесь возникают первые трудности. В какой раздел и в какой пропорции отнести расходы административного аппарата, зарплату генерального директора и прочие общехозяйственные расходы?
результативность ручного труда
Возникает должность финансового аналитика, экономиста, который хитроумным способом распределяет эти расходы. Этот специалист всегда жутко занят, так как данные в Excel он берет из бухгалтерского учета, строит отчеты по оприходованным услугам и аккуратненько забивает в табличку. Ежемесячно он выполняет большой объем работы, причем практически вручную, а каков ее результат?
1. Отчеты получаются в лучшем случае через месяц после закрываемого периода, так как собрать вручную цифры для аналитики — времяёмкий процесс;
2. Ручное распределение общехозяйственных расходов по подразделениям, которое всегда оказывается несправедливым, а пересчитать справедливо — еще один времяёмкий процесс;
3. Не стоит и мечтать об аналитике, учитывающей основные средства, амортизацию и прочие уточняющие себестоимость параметры;
4. Отчеты всегда имеют одну и ту же форму. Чтобы представить данные в каком-то другом виде, приходится делать новый отчет с нуля.
Однако даже такой управленческий учет — это прогресс по сравнению с его отсутствием. Компания осознает свой финансовый результат, может планировать свою деятельность, и управляемость в целом повышается на какое-то время: до тех пор, пока финансовый аналитик не вырастет до финансового директора или пока генеральному директору не надоест большое запаздывание отчетов и их неудобная форма. В некоторых компаниях такой формат учета может существовать годами. Но в какой-то момент финансовый или генеральный директор приходят к пониманию, что надо менять систему управленческого учета.
Конечно, с этим вопросом обращаются к финансовым директорам, которые в прошлом были бухгалтерами и которые от них отличаются способностью оптимизировать налоги и планировать. Первое что они рекомендуют – это построить единую систему управленческого учета (здесь важно уточнить, что они имеют в виду), фиксирующую все факты хозяйственной деятельности в одной базе или программе (в отличие от бухгалтерского или налогового учета, который ведется в разных базах для юридически лиц). Таким образом, первоочередной является задача консолидации учета.
Важно отметить, что задача консолидации учета в целом не ставит каких-либо требований по технической реализации этой задачи. Другое дело, что чаще всего эту задачу решают с помощью бухгалтерского учета, но это объясняется тем, что с бухгалтерским учетом (терминологией) знакомо большое число людей. Да, в действительности информационная модель бухгалтерского учета (план счетов, проводки и т.д.) удачно подходит для реализации управленческого учета, но в теории можно создать с нуля и кардинально отличающуюся информационную систему.
управленческий учет vs бухгалтерский учет
Все же остановимся на том, что управленческий учет оптимально строить на принципах бухгалтерского учета. Управленческий учет — это и есть бухгалтерский учет, только бухгалтерский учет, который ведется специфическим образом для целей управления. В каждой компании есть еще бухгалтерский учет, который ведется для целей налогообложения; специфика его заключается в том, что все должно соответствовать налоговому законодательству и при этом решается задача минимизации налогов.
Как же вести бухгалтерский - управленческий учет для целей управления? Здесь мы вольны делать, все что угодно и отражать движение денег на каких угодно счетах. Но делать мы так не будет по двум причинам. Во-первых, все уже привыкли, что например, на 51 счету банк, поэтому чтобы не переучивать всех, лучше ничего не менять. Во-вторых, вы будете использовать готовую программу ведения бухгалтерского учета и если вы как-то нестандартно ведете учет, то программу потребуется переделывать.
Очевиден вывод: управленческий учет нужно вести, руководствуясь привычными практиками ведения бухгалтерского учета. Этих практик будет достаточно, чтобы отразить всю вашу хозяйственную деятельность. Однако в управленческом учете есть специфика, заметно отличающая его от налогового учета:
1. Для отражения хозяйственной деятельности используется более развернутая по сравнению с налоговым учетом информационная модель. В управленческом учете больше счетов, больше проводок, дополнительные аналитики, документы. В налоговом учете все это сделано по минимуму, чтобы не привлекать лишнего внимания налоговых органов. Например, все основные средства как можно быстрее списываются в налоговом учете, в управленческом же они стоят на учете столько времени, сколько они используются по факту.
2. Все налоги в управленческом учете считаются общехозяйственными расходами и далее закладываются в себестоимость. Это сильно упрощает налоговую модель (по сравнению с налоговым учетом): финансовый результат продажи минус себестоимость и есть чистая прибыль.
Таким образом, в налоговом учете есть более подробная детализация налоговых аспектов, в управленческом — хозяйственных. С точки зрения методологии ведения, способа автоматизации оба учета идентичны, поэтому не надо «изобретать велосипед» для управленческого учета.
Строим управленческий учет на 1С
Однако существует определенная проблема. Как правило, и бухгалтерский, и управленческий учет строятся на 1С, а там нет готовых форм управленческих отчетов, только бухгалтерские. В других платформах ситуация может быть лучше, но в целом требуется доработка систем. И именно на стадии доработки существующих систем под управленческий учет начинается сплошная некомпетентность.
Доработка систем идет по двум путям. Первый путь — приспособить существующие отчеты, так чтобы они показывали требуемые управленческие показатели. Второй путь – сделать новые отчеты. Первый путь приводит к реорганизации всего плана счетов, добавления аналитик, переписыванию документов. Фактически ломается вся стройная система бухгалтерского учета, зато карточка счета (один из бухгалтерских отчетов) показывает искомую цифру с требуемыми аналитическими данными. Так делали в 2000-е, к счастью, сейчас почти никто так не работает.
Второй путь — создание новых отчетов — тоже вещь затратная, хотя более безопасная. Плохо, что некоторые расчетные алгоритмы, например, распределения общехозяйственных расходов, считаются как промежуточный результат при формировании отчетов и после нигде не сохраняются. Алгоритмам свойственно меняться, а вот отчеты за прошлые периоды, на основе которых приняты решения, должны храниться в неизменном виде.
В результате бесконечного улучшения управленческой отчетности и переписывания кода программ у здравомыслящего управленца должно возникнуть ощущение, что кто-то уже это все сделал, и где-то существует готовое решение. Оно действительно существует и называется бюджетирование.
Неожиданно, не правда ли? По сути, бюджетирование — это информационная модель, позволяющая удобно строить управленческие отчеты. Не важно, анализируете ли вы план или фактические показатели, все равно система бюджетирования даст 100 очков вперед любой другой самодельной управленческой отчетностью.
из чего состоит бюджетирование
Разберем подробно, что входит в систему бюджетирования:
1. Информационная модель, специально заточенная под управленческие отчеты. Речь идет о статьях затрат, видах бюджета, сценариев планирования, финансовой структуре – вещах, уже давно известных компетентным финансовым директорам.
2. Система отчетов на все случаи бюджетной жизни. Вам вряд ли придется когда-то что-то менять: эти отчеты универсальные, в тоже время стандартные и узнаваемые большинством финансистов.
3. Механизм загрузки факта из управленческого учета в информационную модель бюджетирования. Важно отметить, что принятие решения на основе финансовой информации — это тоже факт хозяйственной деятельности, поэтому данная информация хранится отдельно от данных управленческого учета.
Хотелось бы еще раз подчеркнуть основную мысль статьи: строить управленческий учет без компоненты бюджетирования крайне непрактично. И наоборот, бюджетирование без управленческого учета невозможно.
Но это очевидно человеку прошедшему весь путь от Excel до полноценного бюджетирования, а для остальных это пока не понятно. К сожалению, не улучшают ситуацию, а может, специально саботируют поставщики программного обеспечения. Например, наиболее популярный продукт 1С имеет элементы бюджетирования только в самой дорогостоящей версии УПП (читать статью Какую 1С выбрать?). Следующая по рангу версия «Комплексная автоматизация» умеет только планировать продажи и закуп, но операционные расходы при построении управленческой отчетности не учитываются. Более младшие версии не имеют даже этого.
Выходом из ситуации, когда у вас уже есть управленческий учет на 1С, но это не версия УПП, может стать приобретение дополнительных модулей бюджетирования, например, БИТ.Финанс. После достаточно кропотливой работы по объединению вашей конфигурации и приобретаемой вы получите готовую систему с обширным функционалом. Конечно, нужно будет еще потрудиться и настроить справочники и механизмы загрузки факта, но это уже часть работы по разработке системы бюджетирования, а не автоматизации.
На первый взгляд, приобретение готовой системы бюджетирования — удовольствие весьма дорогое, но кажущиеся более дешевыми альтернативы на самом деле оказываются вовсе не дешевыми. Затрата на 1С Комплексную автоматизацию и бюджетирование БИТ.Финанс в 1,5 меньше УПП, а если программировать свои управленческие отчеты, то деньги на разработку могут быть съедены за месяц. Приобретение готового решения точно удовлетворит ваши потребности, а отчеты не придется дорабатывать все время.
пролог
Подведем итоги. Если вы задумались об управленческом учете, то пропустите ненужную самодеятельность и сразу внедряйте бюджетирование. Во-первых, вам дешевле обойдется построение управленческого учета и вы будете использовать общеизвестные практики бухгалтерского учета, во-вторых вы сразу получите правильный функционал и методологию бюджетного управления. Не останавливайтесь на полпути, сделайте сразу большой шаг. Ну и в третьих, не пренебрегайте составлением технического задания и проекта, скупой, как говорится, платит дважды, в данном вопросе лучше не экономить !
ключевые слова: бюджетирование Владивосток, управленческий учет Владивосток, бухгалтерский учет Владивосток, бухгалтерия Владивосток БИТ.Финанс, 1С Владивосток
© 2015 Студия разработки CORAL
+7 (423) 274 52 27-
Владивосток, Пограничная 12, 2 этаж -
helpme@coralvladivostok.ru
Профессиональный ИТ-аутсорс и разработка нестандартных ИТ-решений во Владивостоке.