• Студия разработки КОРАЛЛ 1С Владивосток

    ЗАЧЕМ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ МАЛОМУ БИЗНЕСУ 

    автоматизация бизнеса может помочь увеличить доходы и улучшить качество управления

    Читать полностью
25/08/2015

    Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Термин то что называется расплылся и под автоматизацией понимается широкий перечень вопросов. Многие думают, что автоматизация необходима только для бухгалтерского учёта, или, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Кто-то понимает под этим автоматизацию производственных линий и естественно непонимают как может окупаться автоматизация офиса. В этой статье собраны вопросы, которые часто задают предприниматели по поводу автоматизации, подготовили на них понятные ответы и проиллюстрировали реальными кейсами.


Что такое автоматизация бизнеса

    Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в повседневной оперативной работе. В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

 ЗАЧЕМ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ  МАЛОМУ БИЗНЕСУ


• во вспомогательных или обеспечивающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучёт и отчётность;

• в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM), производственные процессы.

    Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы обеспечить стабильность бизнеса и сократить затраты времени и ресурсов, во втором - чтобы повысить доходность бизнеса, получить конкурентные преимущества, улучшить сервис, привлечь и удержать клиентов, повысить эффективность и т.д.

    Иногда очень сложно провести грань между этими двумя группами бизнес-процессов. Можно условно сказать, что в первом случае автоматизируют потому, что все уже так работают. Во втором случае вы являетесь первопроходцем и автоматизация дает вам конкурентным преимущества. Чаще всего автоматизация приводит к экономии средств, редко создает новый продукт или услугу.


Что из себя представляют системы автоматизации

    Системы автоматизации - это программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и комплексная ERP-система управления ресурсами предприятия, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.

    В то же время Excel тоже программа, но в нем преобладает ручной труд, поэтому автоматизацие можно назвать с натяжкой. Формально любая система автоматизации предусматривает нескольких ключевых процессов: сбор (ввод) данных, обработка данных и предоставление собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

    Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.

    Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

НАДОЕЛО ЧИТАТЬ?

Оставь запрос, мы объясним суть статьи по телефону


Какие еще может решить задачи автоматизация

    Вот небольшой список задач, которые могут быть решены с помощью средств автоматизации. Конечно, реальный перечень гораздо шире, но для небольшой компании эти задачи являются первоочередными.

• улучшить качество обслуживания клиентов;

• оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах – от поступления продукта на склад до доставки его клиенту;

• качественно планировать поступление средств, предотвращать кассовые разрывы;

• просчитывать рентабельность заказов;

• быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;

• разгрузить руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для развития компании;

• оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;

• оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников;

• минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;

• безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;

• улучшить и ускорить бизнес-процессы в компании;

• эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учёт и контроль.


Последовательность автоматизации

    Важный вопрос, за что браться в первую очередь, а что можно оставить на потом. Общим правилом будет выстроить приоритетность по важности влияния на бизнес и прибыль. Получается следующая последовательность.

 ЗАЧЕМ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ  МАЛОМУ БИЗНЕСУ


    Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д. То есть без программы бизнес не может функционировать в принципе, нужна аналитика и оперативный учет.

    Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников. Заменяем ручной труд на автоматизированный, но только там где это существенно влияет на прибыль.

    В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д. То есть перейти от кол-ва к качестве, произвести структурные преобразования бизнес-процессов.

    Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно. Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.

    Еще важно помнить, что все сразу не сделаешь. Возможно несколько волн автоматизации, не надо боятся сделать лишнюю работу. Медленно меняются сотрудники, а не технологии, иногда нужно сделать лишний круг, чтобы перестроить бизнес-процессы.


Как выбрать программный продукт для автоматизации

    При выборе системы автоматизации бизнеса вы можете пойти двумя путями:

1. Использовать типовой («коробочный») продукт или облачный сервис.

2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

    Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

    Оптимальный для многих компаний малого бизнеса вариант - приобрести готовое решение с возможностью донастройки, быстро запустить его, чтобы не тормозить жизненно важные бизнес-процессы, а в случае необходимости - начать работу по кастомизации продукта, т.е. его настройке под конкретные задачи вашей компании. В этом отношении наиболее оптимальным являются продукты на базе платформы 1С. Имеется большое кол-во готовых программ, есть много специалистов, готовых их доработать.

    Выбор программы – дело довольно ответственное, необходимо проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

• какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;

• соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;

• возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;

• возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;

• насколько система проста и удобна в использовании;

• возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;

• поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;

• кто и как будет осуществлять техническую поддержку;

• сколько стоит внедрение и поддержка.

    Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.


Сколько стоит система автоматизации

    Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 т ысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

    Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:

• стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);

• затраты на настройку системы и обучение персонала;

• стоимость регулярного сопровождения.

    К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте. Основной вывод такой, что стоимость проекта автоматизации определяется не стоимостью программного обеспечения, а затратами на его внедрение и настройку. Если вы делаете внедрение своими силами, то вроде как это не дорого. Но при найме сторонней организации стоимость ее работ становится определяющей в стоимости проекта автоматизации.


Как происходит внедрение системы автоматизации

    Вообще существует множество методологий внедрения и разработки программного обеспечения и систем автоматизации. Обычно в малом бизнесе внедряют уже готовые решения с некоторой доработкой, поэтому все происходит по упрощенной схеме. Конечно, правильно составить ТЗ, но чаще всего заказчик не готов его сформулировать, а если даже его сделали, то либо им не пользуются, либо оно становится препятствием для работы.

 ЗАЧЕМ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ  МАЛОМУ БИЗНЕСУ


    Гораздо важней на начальном этапе разбить систему автоматизации на несколько небольших кусочков – проектов, так чтобы каждый легко было сделать, внедрить. Правильней называть участки учета, но иногда так сделать сложно, сложно отделить один участок от другого. Правильность выстроения последовательности автоматизации участков уменьшает риски и делает проект успешным. Сперва выбираются наиболее простые и эффектные участки, потом важные, самые трудные оставляем на потом.

    После разбиения на участи дальнейший алгоритм типовой (почти по ГОСТу 34.602):

1. Сбор требований по участку

2. Настройка программы, установка

3. Обучение персонала

4. Пилотное внедрение

5. Перенос данный, выверка

6. Опытная эксплуатация, доработка замечаний

ОСТАЛИСЬ ВОПРОСЫ?

Мы ответим на любой интересующий вас вопрос по интеграции


Как выбрать компанию-подрядчика

    Внедрение можно выполнить собственными силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

    Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры. Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.

    В некоторых случаях автоматизации цена не является определяющей, важны такие характеристики, как удаленность компании, навыки интеграции. Целесообразней считать не стоимость конкретного проекта автоматизации, а стоимость всего срока эксплуатации системы с этой компанией с учетом развития. Конечно, сделать это весьма сложно, но запланировать на 2-3 года можно. Тогда зная, что через год вы будете автоматизировать следующий участок учета, сможете просчитать интеграцию старой и новый систем и понять выгодно вам работать с этим подрядчиком или нет. Возможно другой подрядчик предположит вам технологии, которые сделаю суммарные затраты на обе системы ниже чем первый.



ключевые слова: малый бизнес, автоматизация, основные процессы, учетная система, этапы автоматизации, проект автоматизации, задачи автоматизации, автоматизация на 1С